Checklist & Planning

Checklist & Planning

1. Kennismakingsgesprek

Tijdens dit eerste vrijblijvend kennismakingsgesprek, bij voorkeur bij jullie thuis, wordt besproken wat jullie wensen zijn want deze staan centraal. Daarnaast worden jullie ideeën en alle mogelijkheden besproken.

Welke stijl moet het feest uitstralen, wie willen jullie precies uitnodigen voor welke gelegenheid (het aantal gasten voor receptie en avondfeest), waar willen jullie het feest laten doorgaan, welk soort decoratie, kledij en vervoer jullie wensen, we bespreken de fotografie/album en wat jullie totaalbudget is.

Ook het noodzakelijke of gewenste drukwerk wordt inhoudelijk besproken (uitnodiging, menu's, kerkboekjes, signalisatie, ...).
 Tijdens dit gesprek wordt ook gezocht naar een mogelijk concept of rode draad voor het hele feest op basis van jullie gemeenschappelijke interesses of hobby's.

Dit gesprek duurt ongeveer 1 ½ uur en is gratis.

Aan de hand van deze informatie en u jullie beschikbaar budget zal Weddingplanner Brigitte Ryckaert

een prijsofferte en een timing uitwerken. Het volgen van een vooropgestelde planning is heel belangrijk.

Wie zal instaan voor wat en tegen wanneer?

 

2. Voorstel met prijsopgave

Aan de hand van de verzamelde informatie uit het eerste gesprek wordt gezocht naar de invulling van de gewenste desiderata waaronder locatiemogelijkheden (capaciteit, sfeer, ligging, ...), rode draad, ... en wordt een origineel voorstel uitgewerkt met een prijsindicatie. 
Dit wordt dan tijdens het 2e gesprek doorgenomen. Uiteraard zijn aanpassingen of verschuivingen mogelijk want jullie moeten er zich goed bij voelen.
 Zijn jullie akkoord met de aanpak en het totaalbudget, dan ga ik voor jullie aan de slag op basis van een overeenkomst. Er wordt steeds gewerkt in fases en deelbetalingen per fase.

Gedurende het hele organisatieproces zijn er verschillende contactmomenten zodat er een nauwe en hechte samenwerkingsband ontstaat.

 

3. Planning en retroplanning

In een volgende fase wordt een retroplanning opgesteld voor alle taken die noodzakelijk zijn
vanaf het startmoment tot de dag van het feest. Daarbij wordt bepaald wie zal instaan voor welke taak.
In deze retroplanning wordt ook het budget nauwgezet opgesteld en vervolgens opgevolgd.

Er wordt ook stapsgewijs een planning uitgewerkt voor de dag zelf (scenario van de dag).

 

4. Drukwerk

Eens het concept van het feest en de dagplanning bepaald is, kan een ontwerp gemaakt worden voor de uitnodiging en alle ander gewenst drukwerk voor het feest. Er worden meerdere ontwerpen uitgewerkt met keuzemogelijkheid. Samen bepalen we de nodige informatie die op het drukwerk voorzien moet worden.

Eens een keuze van ontwerp, wordt eerst een drukproef gemaakt vooraleer over te gaan tot het drukwerk van de totale oplage.

 

5. Draaiboek

Afhankelijk van het evenement, volgt een draaiboek voor de dag zelf (wie doet wat wanneer, overzicht contacten familie en leveranciers, suite- en ceremonieschema, ...). 
De afspraken met de verschillende leveranciers worden ook in dit draaiboek opgenomen. 
Ieder onderdeel wordt nauwkeurig vastgelegd om misverstanden te voorkomen. Jullie krijgen tussentijds bericht over de stand van zaken.

 

6. Het evenement

Een dag zonder zorgen voor jullie. Brigitte zal aanwezig zijn (centraal aanspreekpunt) om alles in goede banen te leiden. Het draaiboek vormt hierbij de leidraad.

 

7. Nazorg

Het thuisbezorgen van de cadeaus/bloemen, eventueel het opruimen van de feestzaal, het versturen van de bedankkaartjes, enz. worden ook door Brigitte verzorgd en opgevolgd.

 

8. Evaluatie

Na het evenement volgt áltijd een evaluatie zowel met jullie als klant als met de leveranciers.

Dit omvat ook nog de uitwerking en drukwerk van de bedankingen die jullie aan iedereen nog wil sturen.
Dan volgt ook de afrekening van alle dienstverlening.

 

Stapsgewijs werken we samen naar jullie unieke dag, zonder stress en met vooraf ook nog quality time voor jullie als koppel.