Opstellen van een gastenlijst

Hoe begin je aan het opstellen van een gastenlijst?

Wanneer starten met de gastenlijst?

Een gastenlijst aanmaken is een van de eerste opdrachten die je als koppel moet doen.
Nog voor het zoeken naar een feestlocatie is de bepaling van het aantal gasten belangrijk.
Aan de hand van het aantal genodigden kun je gericht zoeken naar een feestlocatie met de juiste capaciteit.
Geen te grote of te kleine feestlocatie.

Tips bij het opstellen van een gastenlijst

TIP 1 - Werk met Excel
Maak een nieuwe Excel pagina waar je bovenaan verschillende kolommen benoemt.

- Volwassenen

- Kinderen

- Naam en voornaam koppel

- Naam kind(eren)

- Leeftijd kinderen

- Adres

- Postcode

- Gemeente

- Relatie (tot het koppel)

- Uitgenodigd voor (onderdeel van het huwelijk vb. hele dag, receptie, avondfeest, taartenbuffet/dans)

- Aanwezig (JA of NEE)

- Aantal personen (volwassenen en kinderen vb. 2 + 1)

- Allergieën

TIP 2 - Noteer de namen van het koppel
Begin met de namen van de personen wie jullie zouden willen uitnodigen in de Excel te noteren.
Voeg er meteen ook de relatie tot jullie bij (ouders bruid, ouders bruidegom, zus van ..., broer van ..., collega, ...).
Beschik je over de adresgegevens, dan kun je ze meteen invullen. En anders kun je ze later nog altijd aanvullen.

TIP 3 - Bereken het aantal
Helemaal onderaan kun je in de eerste 2 kolommen al berekenen hoeveel mensen er komen (SOM maken).
Is dit teveel om allemaal uit te nodigen voor het avondfeest, dan kun je door te filteren op 'relatie' al meteen zien
hoeveel het er per soort relatie zijn.
Misschien opteren jullie toch om de kinderen weg te laten.

TIP 4 - Aanvullen van de adresgegevens

Zijn jullie het erover eens wie wordt uitgenodigd? Dan kunnen jullie stapsgewijs de adressen aanvullen en misschien ook best nog even de correcte spelling van de namen controleren. Vaak zijn de namen van de kinderen het moeilijkst.

TIP 5 - Verschillende uitnodigingen

Aangezien jullie mogelijks mensen voor verschillende onderdelen uitnodigingen, zullen ook verschillende soorten uitnodigingen moeten gedrukt worden. Opnieuw door de selectie weet je meteen hoeveel uitnodigingen je per soort onderdeel moet laten drukken. Neem er altijd een 2-tal extra in reserve.
De enveloppes met de adressen kunnen alvast vooraf geschreven worden. Schrijf deze ook per onderdeel. Dan kun je de omslagen in aparte pakjes leggen en de gepaste uitnodigingen erin steken eens gedrukt.
Noteer 1 contactmail of gms nummer op de uitnodigingen om de follow-up inschrijvingen vlot te laten verlopen.

TIP 6 - Maak de gastenlijst up-to-date
Komen de bevestigingen van aan- of afwezigheid binnen? Vul dit dan ook meteen aan op de lijst.
Zorg dat de lijst volledig is ongeveer 15 dagen voor de huwelijksdag.
Doorgeven van het aantal gasten per onderdeel aan de feestlocatie/catering.
Zorg ook voor een aparte lijst per onderdeel de dag zelf. De persoon die de gasten onthaalt, zal dit zeker handig vinden.

Hulp nodig bij de organisatie van jullie huwelijk?
Neem dan contact op.